Księga metrykalna jak sama nazwa wskazuje jest księgą zawierającą metryki, czyli akta stanu cywilnego dotyczące urodzin, ślubu czy śmierci danej osoby. Najstarsze księgi metrykalne w Polsce pochodzą z postanowień statutów Tomasza Strzępińskiego, który był biskupem krakowskim. Wprowadził on rejestry nowożeńców i księgi metrykalne kościoła Mariackiego w Krakowie z lat 1548-1585, oraz księgi metrykalne parafii w Bochni od 1559 roku Synody potrydenckie z lat 1579-1602 wprowadziły obowiązek prowadzenia ewidencji parafialnej ochrzczonych i zaślubionych. Znaczny wpływ miał prowincjonalny synod piotrkowski z 1607 roku, któremu przewodniczył prymas, kardynał Bernard Maciejowski. Nałożył na parafian prowadzenie ksiąg ochrzczonych. bierzmowanych, zaślubionych oraz statystyk parafialnych.
Obowiązek rejestracji zgonów unormował dopiero Rytuał Rzymski, wydany w 1614 roku przez papieża Pawła V. Nakazał on proboszczom prowadzenie pięciu ksiąg metrykalnych a mianowicie ochrzczonych, bierzmowanych, zaślubionych, zmarłych i wykazu parafian. Do prowadzenia księgi zgonów zobowiązywał także Rytuał Piotrowski z 1631roku.
Powoli rodziła się konieczność chronienia ksiąg parafialnych poprzez oddawanie na przechowanie w kancelariach biskupich i sporządzanie z nich corocznych odpisów do dyspozycji władz państwowych. Zapis metrykalny stopniowo uzyskiwał moc prawną, szczególnie dzięki Patentowi cesarskiemu z 20 lutego 1784 roku, który połączył zapisy aktów stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów z odpowiednimi obrzędami religijnymi takimi jak chrzty, śluby, pogrzeby. Przekształcanie metryk wyznaniowych w akta stanu cywilnego o powszechnym znaczeniu prawno – administracyjnym było faktem ogólnoeuropejskim i odnosiło się nie tylko do wyznania rzymskokatolickiego ale i greckokatolickiego.
Podczas przechodzenia urzędów spod władzy kościelnej pod władzę świecką we Francji, 20 września 1792 roku powstał dekret Zgromadzenia Narodowego, powołujący świeckie urzędy stanu cywilnego. Na podstawie powyższego dekretu został sporządzony kodeks cywilny Napoleona z 1804 roku opisujący świecki charakter małżeństwa, wprowadził śluby cywilne, dopuszczał rozwody i poddawał sprawy małżeńskie sądownictwu powszechnemu.
W drugiej połowie lat 40-tych XX w. księgi metrykalne prowadzone przez duchownych związków wyznaniowych lub inne uprawnione osoby zostały przekazane właściwym dla ich miejsca położenia urzędom stanu cywilnego. Wyjątkiem są księgi metrykalne z terenów byłej II Rzeczypospolitej (tzw. tereny zabużańskie), które przechowywane są w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy. Zbiory te obejmują księgi wyznań chrześcijańskich - niektórych parafii rzymskokatolickich, ewangelickich, prawosławnych, a nawet ormiańskich oraz wyznania niechrześcijańskiego tj. niektórych izraelickich urzędów metrykalnych m.in. z byłych województw wschodnich: białostockiego, lwowskiego, stanisławowskiego, wołyńskiego, tarnopolskiego, poleskiego, nowogródzkiego. Łącznie zgromadzono ponad 600 ksiąg.
Księgi metrykalne prowadzono w układzie tabelarycznym lub narracyjnym. Zawierają one nie tylko informacje o rodzaju zdarzenia oraz osobach w nim uczestniczących, ale również szereg informacji cennych dla potomnych czy genealogów np. wyznania, zawody, numery ksiąg hipotecznych domów, w których doszło do narodzin lub zgonów, imiona i nazwiska rodziców chrzestnych, informacje o intercyzie, zmianie wyznania, informacje o sakramentach (np. bierzmowaniu).
Proces kształtowania znanych współcześnie urzędów stanu cywilnego przebiegał w różnym okresie dla poszczególnych zaborów. Po ich przeprowadzeniu na ziemiach polskich, w każdym z zaborów zasady dotyczące sporządzania ksiąg metrykalnych były inne. Księgi prowadzone były w różnych językach, co uzależnione było nie tylko od zaborcy, ale i od wyznania.
W okresie międzywojennym księgi stanu cywilnego poszczególnych wyznań prowadzili proboszczowie. Nadzorowani byli przez jednostki administracyjne, które składały się z kilku parafii a także sądu.
W okresie powojennym Dekretem z dnia 25 września 1945 roku jednakowo w całym kraju nastąpiła świecka rejestracja stanu cywilnego. Zostały powołane nowe organy administracji państwowej – urzędy stanu cywilnego. Polega ona na ewidencjonowaniu - w postaci aktów stanu cywilnego - urodzeń, małżeństw i zgonów niezależnie od obywatelstwa osoby.
Przed 1 stycznia 1946 roku na obecnych ziemiach polskich rejestracji urodzenia (chrztu), ślubu i śmierci dokonywano w księgach metrykalnych prowadzonych dla poszczególnych wyznań np. prawosławnego, ewangelickiego, rzymskokatolickiego czy mojżeszowego. W zależności od okresu i miejsca, w których akty i metryki zostały wytworzone, zachowały się księgi prowadzone w języku niemieckim (pisane gotykiem), rosyjskim (cyrylicą) oraz po łacinie.
KSIĘGI STANU CYWILNEGO W NOWYM DWORZE GDAŃSKIM
Wszystkie dokumenty, które są podstawą sporządzenia aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu stanowią tzw. akta zbiorowe i – co do zasady - nie podlegają zwrotowi. Mają charakter dokumentów wieczystych. Zarówno księgi stanu cywilnego, jak i akta zbiorowe przechowywane są w urzędach stanu cywilnego przez okres 100 lat (akty urodzeń) oraz 80 lat (akty małżeństw i zgonów). Okresy te liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Następnie przekazywane są do właściwych ze względu na położenie urzędu stanu cywilnego archiwów państwowych. W przypadku Urzędu Stanu Cywilnego w Nowym Dworze Gdańskim jest to Archiwum Państwowe w Elblągu z siedzibą w Malborku.
Wykaz zbioru ksiąg stanu cywilnego naszego urzędu:
ODPISY WYDAWANE NA PODSTAWIE KSIĄG STANU CYWILNEGO
Z ksiąg urodzeń, małżeństw i zgonów posiadanych przez urzędy stanu cywilnego wydawane są odpisy zupełne i skrócone aktów (w tym wielojęzyczne odpisy skrócone). Dotyczy to zarówno ksiąg metrykalnych przejętych z kościołów i związków wyznaniowych, jak i ksiąg świeckich prowadzonych po 1 stycznia 1946 roku.
Warto również dodać, że do wydawanych obecnie odpisów aktów stanu cywilnego stosuje się zasady wynikające z obowiązującej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, co oznacza, że używane w rejestracji wyznaniowej zasady, zwroty oraz kalendarz (juliański i gregoriański) są dostosowane do obecnie obowiązujących.
ZMIANY PO 1 MARCA 2015 ROKU
1 marca 2015 roku był dniem przełomowym dla Urzędów Stanu Cywilnego, Dowodów osobistych i Ewidencji ludności, kiedy do ruszył System Rejestrów Państwowych. Połączył on w jeden system w najważniejsze polskie rejestry. Tego samego dnia weszła w życie nowa ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzająca elektroniczny sposób prowadzenia rejestracji stanu cywilnego. Dzięki zmianom powstała ogólnopolska baza aktów stanu cywilnego, która będzie sukcesywnie napełniana. Dokumentów (aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu), które będą wprowadzone do bazy, jest około 90 mln. Część z nich znajduje się w księgach papierowych, a część w stworzonych przez gminy elektronicznych aplikacjach wspierających. Oznacza to, że np.odpis aktu urodzenia możemy odebrać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego na terenie kraju, a nie jak do tej pory w miejscowości naszego urodzenia.
