Komunikat w sprawie dokumentacji pracowniczej zgromadzonej przez Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Trakt św. Wojciecha 57b.

Archiwum Państwowe w Gdańsku informuje, że w związku z postanowieniem Sądu Rejowego w Gdańsku z dnia 26 marca br., stwierdzającego brak środków na dalsze przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez byłą firmę przechowalniczą Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Trakt św. Wojciecha 57b, w dniu 13 kwietnia br. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wskazał Archiwum Państwowe w Gdańsku jako właściwe do przejęcia akt zgromadzonych przez ww. firmę przechowalniczą.

Zbiór obejmuje dokumentację pracowniczą ok. 200 zakładów pracy i liczy ponad 2 kilometry bieżące akt.

Określenie terminu przejęcia i udostępniania akt, z powodów niezależnych od Archiwum Państwowego w Gdańsku, nie jest jednak jeszcze możliwe.

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DZ. U. z 2020 r. poz. 164) archiwum państwowe wyznaczone do przechowywania dokumentacji płacowo - osobowej zgromadzonej przez byłą firmę przechowalniczą jest zobowiązane do przejęcia akt, natomiast przygotowanie dokumentacji do przekazania i dostarczenie jej do archiwum państwowego leży w gestii przedstawiciela firmy przechowalniczej.

Przez ostatnich kilka lat dokumenty zgromadzone przez Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. były przechowywane w sposób nieodpowiedni w pomieszczeniach piwnicznych (zostały zdjęte z regałów i złożone na podłodze), uległy wymieszaniu, zawilgoceniu i zagrzybieniu. W obecnym stanie zainfekowania drobnoustrojami mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia ludzi. W związku z tym dokumenty wymagają odkażenia, oczyszczenia, uporządkowania i zewidencjonowania, w tym sporządzenia spisów zdawczo – odbiorczych.

W związku z zawiadomieniem likwidatora ww. byłej firmy przechowalniczej z 6 maja 2021 o braku środków także na przeprowadzenie ww. prac Archiwum Państwowe w Gdańsku wystąpiło do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o zabezpieczenie środków na ten cel i w czerwcu 2021 je otrzymało.

Z uwagi na warunki techniczne potrzebne do przeprowadzenia ww. prac w stosunku do dokumentacji w ww. ilości oraz związane z nimi koszty przeprowadzenie ww. prac będzie wymagało zaangażowania podmiotów zewnętrznych wyłonionych w drodze procedur zamówień publicznych. W chwili obecnej Archiwum Państwowe w Gdańsku prowadzi przygotowania do przeprowadzenia postępowania przetargowego. Rozpoczęcie transportów i odkażania ww. dokumentacji planowane jest na sierpień 2021. Przewiduje się, że ww. prace zajmą od kilku do kilkunastu tygodni.

Po dostarczeniu odkażonej dokumentacji do magazynów Archiwum Państwowego w Gdańsku dokumentacja będzie porządkowana i rozmieszczana w magazynach.

Termin rozpoczęcia udostępniania akt będzie uzależniony od ustalenia, czy do ww. dokumentacji istnieje ewidencja, w tym spisy akt osobowych, bez których nie jest możliwe odnalezienie akt poszczególnych pracowników. Czas potrzebny na sporządzenie ewidencji może wynieść kilkanaście i więcej miesięcy.

W celu przyśpieszenia udostępniania ww. dokumentacji Archiwum Państwowe w Gdańsku zwraca się do likwidatorów i syndyków zakładów pracy, którzy przekazali dokumentację pracowniczą na przechowanie Przedsiębiorstwu Specjalistycznemu „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku o informację, czy posiadają ewidencje / spisy zdawczo – odbiorcze przekazanej dokumentacji (adres do korespondencji: Archiwum Państwowe w Gdańsku, ul. Wałowa 5, 80-858 Gdańsk, e-mail: apgda@gdansk.ap.gov.pl).

Do czasu przejęcia ww. dokumentacji przez Archiwum Państwowe w Gdańsku w sprawie dokumentacji zgromadzonej przez Przedsiębiorstwo Specjalistyczne „Archiwum” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku należy kontaktować się z likwidatorem ww. przedsiębiorstwa panem Adamem Ratajczakiem, ul. 10 Lutego 32/8, 81-364 Gdynia.

O podejmowanych działaniach będziemy informować na bieżąco na naszej stronie internetowej.